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Verbundzentrale des GBV

NI-LastCopies - Kooperative Archivierung von Printmedien in niedersächsischen Bibliotheken

Allgemeines zum Projekt

Das Projekt „NI-LastCopies – Kooperative Archivierung von Printmedien in niedersächsischen Bibliotheken“, welches sich am Projekt bwLastCopies orientierte, wurde von Oktober 2022 bis September 2024 vom Niedersächsischen Ministerium für Wissenschaft und Kultur gefördert und von der Verbundzentrale des GBV (VZG) und den Bibliotheken der Sektion W des Niedersächsischen Beirats für Bibliotheksangelegenheiten durchgeführt.

Ziel war es, die Bestandssicherung seltener Exemplare in den wissenschaftlichen Bibliotheken Niedersachsens zu gewährleisten und den Bibliotheken eine Orientierung bei Aussonderung und Archivierung zu bieten. Um sicherzustellen, dass eine Mindestanzahl von Printexemplaren in den Bibliotheken erhalten wird, hat die VZG potenziell seltene Bestände in der Verbunddatenbank K10plus in Feld 4233: Bestandsschutzmaßnahmen und (Langzeit-)Archivierung markiert. Dazu wurden zunächst die monografischen Bestände der Bibliotheken der Sektion W des Niedersächsischen Beirats für Bibliotheksangelegenheiten anhand von verschiedenen Selektionskriterien maschinell ausgewertet, um die Anzahl der in Niedersachsen vorhandenen Exemplare zu ermitteln. Wenn ein Titel in drei oder weniger der oben genannten Bibliotheken vorhanden ist, gilt er im Rahmen des Projektes als potenziell selten und erhält eine Markierung.

Mithilfe der ermittelten Informationen über die Bestände wurde den Bibliotheken eine übersichtliche Möglichkeit gegeben, um bei einer geplanten Aussonderung im K10plus festzustellen, ob es noch eine ausreichende Anzahl von Beständen gibt oder das Exemplar erhaltenswert ist (s. Praxishinweis Bestanderhaltungsmaßnahmen) und entsprechende Maßnahmen zur Archivierung bzw. Nichtaussonderung getroffen werden sollten.

Der Markierungsprogrammlauf zur potenziellen Seltenheit wird zweimal pro Jahr durchgeführt. Die so identifizierten, potenziell seltenen Titel werden anschließend im K10plus entsprechend gekennzeichnet. Wenn bei einem Programmlauf festgestellt wird, dass ein Titel inzwischen in mehr als drei niedersächsischen Bibliotheken vorhanden ist (oder gar kein Exemplar mehr vorhanden ist), wird die Markierung in Feld 4233 entfernt.

Im Laufe des Projektes konnten ebenso die Pflichtexemplare der Landesbibliotheken (Gottfried Wilhelm Leibniz Bibliothek – Niedersächsische Landesbibliothek und der Landesbibliothek Oldenburg) ermittelt und dafür getätigte Archivierungszusagen in Feld 4233 eingetragen werden. Auch darüber hinaus sind Bibliotheken, beispielsweise für Regionalliteratur oder für potenziellen Alleinbesitz, Archivierungszusagen eingegangen. Des Weiteren wurden Handlungsempfehlungen für ein kooperatives Bestandsmanagement in niedersächsischen Bibliotheken erstellt.

Handlungsempfehlungen für ein kooperatives Bestandsmanagement in niedersächsischen Bibliotheken

PDF-Dokument: Handlungsempfehlungen für ein kooperatives Bestandsmanagement in niedersächsischen Bibliotheken

Die Ad-hoc-AG Kooperative Überlieferung für Niedersachsen, bestehend aus Vertretungen der Bibliotheken der Sektion W des Niedersächsischen Beirats für Bibliotheksangelegenheiten und Mitarbeitenden der VZG und des Bibliotheksservice-Zentrums Baden-Württemberg (BSZ), hat Handlungsempfehlungen für ein kooperatives Bestandsmanagement in niedersächsischen Bibliotheken erarbeitet. Diese Handlungsempfehlungen regeln den Umgang mit als potenziell selten markierten Titeln im K10plus in Feld 4233 und enthalten Hinweise zur Eintragung von Archivierungszusagen für erhaltungswürdige Bestände, Pflichtexemplare, Dissertationen und weitere Bestandsgruppen.

Im Laufe des Projektes „NI-LastCopies – Kooperative Archivierung von Printmedien in niedersächsischen Bibliotheken“ hat die VZG Titel mit drei oder weniger Bestandsmeldungen in niedersächsischen Bibliotheken im K10plus in Feld 4233 Unterfeld $a mit dem Code „eb“ (= Archivierung prüfen) und in Unterfeld $f mit dem Projekt-ISIL von NI-LastCopies „DE-4165“ als potenziell selten gekennzeichnet, um die versehentliche Aussonderung der möglicherweise letzten Exemplare in Niedersachsen zu verhindern. Potenziell selten meint lediglich, dass eine maschinelle Auswertung über die Bestandsmeldungen aus den am Projekt beteiligten Bibliotheken die Basis für die Markierung ist. Eine inhaltliche Analyse hinsichtlich Mehrfachauflagen, Mehrfachexemplaren, unveränderten Auflagen, Nachdrucken o. ä. wurde hingegen nicht vorgenommen. Die Markierung dient somit nur als Hinweis auf eine mögliche Seltenheit. Ob diese tatsächlich vorliegt, bleibt im Einzelfall zu überprüfen. Soll zum Beispiel an einer Bibliothek ein Nachdruck ausgesondert werden, könnte geprüft werden, ob sich der ursprüngliche Druck noch in einer anderen Bibliothek befindet.

Schaubild Workflow bei Aussonderungen:

Falls eine niedersächsische Bibliothek Bestände aussondern möchte, wird sie gebeten, wie folgt vorzugehen:

  1. Recherchieren Sie im Verbund, ob potenziell seltene Titel in der Liste der Titel, die ausgesondert werden sollen, enthalten sind (erkennbar an Feld 4233 mit der Belegung von Unterfeld $f mit dem ISIL für NI-LastCopies DE-4165). Titel mit dem potenziell letzten Exemplar in Baden-Württemberg und Niedersachsen sind durch die Zeichenfolge „(!)“ (Klammer auf - Ausrufezeichen - Klammer zu) nach den Angaben aus Feld 0500 einfach und schnell in der Kurztrefferliste der WinIBW auffindbar. Titel mit mehr als einem Exemplar in beiden Bundesländern erhalten kein (!) in der Kurztrefferliste der WinIBW.
  2. Es wird empfohlen, potenziell seltene Titel bei der Aussonderung zurückzustellen.
  3. Falls die Notwendigkeit besteht, auch als potentiell selten gekennzeichnete Titel auszusondern, vergewissern Sie sich bitte, dass der Titel für eine kooperative Überlieferungssicherung in ausreichender Zahl zur Verfügung steht (ggf. in anderen Bundesländern). Prüfen Sie bitte in der Verbunddatenbank K10plus anhand von Titel und Erscheinungsjahr, ob der potenziell seltene Titel in einer unveränderten Auflage, einem Nachdruck oder einer inhaltsgleichen Ausgabe in einer niedersächsischen oder in einer anderen K10plus-Bibliothek vorliegt. Es wird empfohlen, seltene Titel anderen Bibliotheken zur Übernahme anzubieten. Nehmende Bibliotheken könnten Interesse haben an: Pflichtexemplaren, Regionalliteratur, Literatur, die zum Bestandsprofil der Bibliothek passt (z. B. FID-Bibliothek; zuständige zentrale Fachbibliothek, z. B. die Technische Informationsbibliothek (TIB) Hannover für technisch-naturwissenschaftliche Literatur) oder Hochschulschriften der eigenen Einrichtung.
  4. Sollte keine Entsprechung vorhanden sein, wird empfohlen, den tatsächlich seltenen Titel zu behalten. Wenn sich Ihre Bibliothek bereit erklärt, den Titel zu archivieren, dokumentieren Sie dies entsprechend der Formatvorgaben in einem neu angelegten Feld 4233.

Praxishinweis zum Umgang mit als potenziell selten gekennzeichneten Titeln

Das BSZ und die VZG haben im Zuge der Projekte bwLastCopies und NI-LastCopies die Bestände der baden-württembergischen und niedersächsischen wissenschaftlichen Bibliotheken ausgewertet und potenziell seltene Titel identifiziert und im K10plus gekennzeichnet. Zum Umgang mit diesen Titeln und den Kennzeichnungen wurde ein gemeinsames Vorgehen vereinbart und auf der Seite „Bestandserhaltungsmaßnahmen: Feld 4233 im Rahmen von LastCopies-Projekten“ im K10plus-Wiki veröffentlicht.

Selektionskriterien der Auswertung

Während der Projektlaufzeit wurden folgende Parameter definiert, anhand derer Titel in der Verbunddatenbank K10plus als potenziell selten markiert werden.

Markiert werden alle gedruckten Titel, die im Besitz von drei oder weniger niedersächsischen Bibliotheken sind und die:

  • älter als zehn Jahre sind
  • in den Formaten Text, Noten oder Karten vorliegen
  • Monografien oder
  • einzelne Bände mehrteiliger Monografien sind.

Bitte beachten Sie, dass die Bestandsmeldungen ausgewertet werden und keine Mehrfachexemplare einer Institution in die Auswertung eingehen!

Folgende Titel werden nicht berücksichtigt:

  • Titel mit mehr als drei Bestandsmeldungen in niedersächsischen Bibliotheken
  • Titel, die für eine kooperative Überlieferung nicht zur Verfügung stehen, z. B. Exemplare mit Erwerbungsstatus
  • Gesamtaufnahmen von monografischen Reihen oder mehrteiligen Monografien
  • Zeitschriften
  • Elektronische Ressourcen
  • Sonderdrucke
  • Loseblattsammlungen
  • Handschriften
  • Alte Drucke (Erscheinungsjahr vor 1851)