Direkt zum Inhalt | Direkt zur Navigation

Benutzerspezifische Werkzeuge

Sektionen
Sie sind hier: Startseite / Bibliotheken / Verbundbibliotheken / Lokale Bibliothekssysteme (LBS) / Hinweise zur Einrichtung OUS

Hinweise zur Einrichtung des PICA-Ausleihmoduls OUS

Sie möchten PICA-OUS in Ihrer Bibliothek einsetzen?

 

 

Die folgenden Hinweise sollen Ihnen einige grundlegende Informationen über die Funktionsweise und die Einrichtung des PICA-Ausleihsystems vermitteln und Ihnen helfen, das OUS-Modul an die Ausleihpolitik Ihrer Bibliothek anzupassen sowie die Vorgaben für die technische Einrichtung zu formulieren.
Sie erhalten einen Überblick über die Funktionen der Ausleihmoduls, Hinweise zum Ablauf der OUS-Einführung und zur technischen Implementierung, Angaben zur Erfassung der Nutzerdaten und Bandbarcodes sowie Informationen über die von der Verbundzentrale angebotene Schulung.
Obwohl die Flexibilität des OUS-Moduls Erweiterungen und Modifikationen der Konfiguration auch bei laufendem Betrieb zulässt, sollte seine Einführung gründlich vorbereitet und jede Station des Ausleihgeschäftsgangs bedacht werden.


Ansprechpartner in der GBV-Verbundzentrale:

Hans-Georg Ilse 0551/39-31206
Uschi Klute 040/42838-6377
Barbara Koch-Uhde 0551/39-31207
Bianca Rühling 0551/39-31204

(s.a. LBS-Ansprechpartner)

Grundsätzliches

 

 

Mit der Einrichtung des OUS-Moduls wird die lokale Katalogdatenbank um spezielle Funktionen für die Ausleihe erweitert:

  • Freihandausleihe, auch per Selbstverbuchung
  • Magazinausleihe (automatisierter Bestellzetteldruck)
  • Vormerken ausgeliehener Werke mit automatischer Benachrichtigung des Benutzers bei Rückgabe
  • Verlängerung einzelner oder aller ausgeliehenen Werke eines Benutzers
  • Mahnwesen
  • Verwaltung von Benutzerdaten und Forderungen
  • Ausleihstatistik

Service-Angebot der Verbundzentrale:
Gemäß dem zwischen den GBV-Teilnehmerländern getroffenen Verwaltungsabkommen (Anlage 3, Punkt 2) bzw. den Nutzungsbedingungen des  LBS-Service der VZG bieten wir Ihnen folgende Dienstleistungen an:

  • Beratung zu allgemeinen und bibliotheksspezifischen Fragen der Einführung
  • Bereitstellung des notwendigen Dokumentationsmaterials zu PICA-OUS
  • Technische Einrichtung (Implementierung) des OUS-Moduls auf dem für ihre Bibliothek zuständigen lokalen Bibliothekssystem (LBS)
  • Einführung in Systemverwaltung und spezielle Aspekte der Anwendung anhand eines bereits bibliotheksspezifisch konfigurierten Ausleihsystems
  • Angebot einer bibliothekarischen Hotline, (0551/39-3840) zu Fragen und Problemen im laufenden Betrieb, soweit diese nicht vom eigenen Systemverwalter gelöst werden können
  • regelmäßige LBS-Versionspflege

Anfang

 

Ablauf der OUS-Einführung

 

 

Folgende Aufgaben sind von Ihnen vor der Installation des PICA-OUS für Ihre Bibliothek zu erledigen:

  • Kontaktaufnahme mit den Ansprechpartnern und Absprache des vorgesehenen Installationstermins
  • Beschaffung der Dokumentationen (der Zugriff ist passwortgeschützt; das Passwort können Sie bei den o.g. Ansprechpartnern erfragen)
    • OUS_B Anleitung für die Ausleihtheke
    • OUS_F Anleitung zur Systemverwaltung / Bibliothekarische Funktionen
    • OUS_R Erfassung der Ausleihparameter
    • SQR_MAN Anleitung zur Erstellung von Übersichten mit dem Structured Query Reportwriter (SQR)
  • Lektüre insbesondere der Handbücher OUS_B und OUS_F
  • die bibliotheksinterne Beratung (ggf. mit Unterstützung durch die Ansprechpartner in der GBV-Verbundzentrale) der Themenkomplexe Parametrierung (Grundlage: OUS_R), Zetteldruck, Mahnwesen und Statistik

Parametrierung
Zur Anpassung des OUS-Moduls an die Ausleihpolitik Ihrer Bibliothek (sog. Parametrierung) sind Vorgaben für die technische Implementierung festzulegen. Basisparameter sind Materialart, Nutzertyp, Ausleihindikator und Ausleihtyp. Einstellbar (in Abhängigkeit von den Basisparametern) sind u.a. Dauer der Mitgliedschaft, Maximalzahl Entleihungen, max. Anzahl Vormerkungen, Ausleihfristen, Gebührenobergrenzen, Vormerkkosten, Mahngebühren, Verzugsgebühren, Mahnfrequenz, max. Anzahl Verlängerungen.
Weiterhin muss eine Zuordnung von Bestandsgruppen bzw. Signaturenbereichen zu Aufstellungsstandorten erfolgen, damit eine korrekte Steuerung im OUS und im OPAC erfolgen kann. Dazu erstellen Sie eine Übersicht über die Signaturengruppen, für die unterschiedliche Ausleihbedingungen gelten sollen (offener/geschlossener Bestand, eingeschränkte Ausleihbarkeit).
Außerdem sind einige Systemparameter festzulegen. Dazu gehören ausleihspezifische Befugnisse der Nutzer am OPAC und die Vorbelegung von Feldern in einigen Bildschirm-Masken.

Belegdruck
Das OUS bietet die Möglichkeit, Belege für verschiedene Zwecke zu gestalten, automatisch zu erzeugen und auszudrucken (z.B. Magazin-Bestellzettel, Begleitzettel, Rücknahmequittungen). Eine Übersicht über die Belegarten finden Sie im Handbuch OUS_F, Kap. 5.
Format und Inhalt der Belege sind weitgehend frei gestaltbar. Für jede Belegart existiert ein Muster, das nach Ihren Vorstellungen modifiziert werden kann.
Zwei Arten des Ausdrucks sind zu unterscheiden: der lokale Zetteldruck und der automatisierte Ausdruck auf Netzwerkdrucker. Bestellzettel, Rückgabequittungen und Begleitzettel können bei Bedarf auf dem lokalen Drucker über ein IBW-Kommando ausgegeben oder mithilfe einer Printserver-Druckersteuerung automatisch ausgedruckt werden.
Vor Einführung des OUS-Moduls sollte überlegt werden:

  • Welche Belege braucht die Bibliothek?
  • Welches Format soll der jeweilige Beleg haben und welche festen Texte und variablen Daten soll er enthalten?
  • Wie soll der Ausdruck erfolgen?

Mahnwesen
Mahnungen werden offline erzeugt, d.h. Ihr Systemverwalter startet regelmäßig ein Programm, das die Datenbank nach Mahnfällen durchsucht, Mahnschreiben erzeugt und sortiert in einer druckfähigen Mahndatei ausgibt. Es können mehrere Mahnungen auf einem Mahnschreiben ausgegeben werden. Das Mahnschreiben der höchsten Mahnstufe („letzte Mahnung“) kann ein separates Layout erhalten.

Statistik
OUS bietet die Möglichkeit, eine Reihe verschiedener Statistiken und Listen automatisch zu erzeugen (vgl. Handbuch SQR_MAN). Die Durchführung der Statistikläufe erfolgt offline und gehört zu den Aufgaben Ihres Systemverwalters. Mit ihm sollten Sie klären, welche statistischen Auswertungen wann erfolgen sollen.

Anfang

 

 

Technische Implementierung

 

 

Nach Abschluss der Vorbereitungs- und Planungsarbeiten werden die Ergebnisse und Vorgaben (Parameter, Layoutwünsche etc.) an die Verbundzentrale übermittelt.
Die technische Implementierung des OUS-Moduls gemäß der definierten Parameter erfolgt durch die zuständigen Mitarbeiter der GBV-Verbundzentrale. Abhängig von der Komplexität der gewünschten Konfiguration, evtl. auftretenden Rückfragen und Änderungswünschen sowie dem sonstigem Arbeitsanfall dauert diese Phase i.d.R. zwischen einer und vier Wochen.
Danach erfolgt die Freischaltung der Benutzerkennungen der Mitarbeiter/-innen zur Benutzung des OUS und Erteilung der Systembefugnisse durch die/den bibliothekarische(n) Systemverwalter/-in (s.a. Handbuch OUS_F, Kap. 4), d.h. es ist festzulegen, welche Mitarbeiter für die Benutzung des OUS zugelassen werden und welche Befugnisse sie erhalten sollen.
Im Anschluss daran erfolgt die eintägige Information/Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter.

Anfang

 

 

Erfassung der Nutzerdaten und Bandbarcodes

 

 

Nach Einrichtung und Freigabe des OUS-Moduls sind zunächst die Nutzerdaten zu erfassen (s. Handbuch OUS_B, Kap. 2). Dazu sollten die maschinenlesbaren Nutzerausweise bereits in der Bibliothek vorliegen. Die Nutzerbarcodes bestehen vorzugsweise aus drei Elementen: der 4-stelligen ELN, einer laufenden Nummer (mit führenden Nullen) und einer Prüfziffer (z.B. Modulo-11). Ggf. vorhandene maschinenlesbare Nutzerdaten (HIS-Studentendaten) können in die LBS-Datenbank eingespielt werden. Im Allgemeinen sollten die Bände vor Aufnahme des Routinebetriebs mit Bandbarcode-Etiketten ausgestattet sein - insbesondere bei Bibliotheken mit hohem Ausleihbetrieb. Eine spätere Bearbeitung ist aber auch ausleihbegleitend möglich.
Diese Arbeiten sollten vor Beginn des Produktionsbetriebs erledigt sein.

Anfang

 

 

Schulung

 

 

Die Verbundzentrale bietet eine eintägige Schulung für die verantwortlichen Mitarbeiter/-innen an. Inhalt sind die Einführung in die Systemverwaltung und spezielle Aspekte der Anwendung anhand des bereits bibliotheksspezifisch konfigurierten Ausleihsystems. Als Grundlage dienen die Handbücher OUS_B und OUS_F.
Nach Abschluss der Multiplikatoren-Schulung sollten die verschiedenen Abläufe getestet und alle im Ausleihbereich eingesetzten Mitarbeiter durch die bereits in die Funktion des OUS eingewiesenen verantwortlichen Mitarbeiter der Bibliothek geschult werden.
Nach Test und Schulung kann mit dem Produktionsbetrieb und der Offline-Produktion (Erzeugen von Mahnschreiben und Statistiken) begonnen werden. Um die Offline-Programme kümmert sich der technische Systemverwalter Ihrer Bibliothek bzw. des Lokalen Bibliothekssystems (LBS). Er erhält die für ihn notwendigen Instruktionen aus den Handbüchern OUS_F und Pica LBS System management manual sowie auf besonderen Informationsveranstaltungen der GBV-Verbundzentrale.

Anfang

Artikelaktionen