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Hinweise zur Einrichtung der Pica-Erwerbungskomponente ACQ

Sie möchten PICA-ACQ in Ihrer Bibliothek einsetzen?

Die folgenden Hinweise und sollen Ihnen einige grundlegende Kenntnisse über die Funktionsweise und die Einrichtung von Pica-ACQ vermitteln und Ihnen helfen, das ACQ-System an den gewohnten Erwerbungsgeschäftsgang Ihrer Bibliothek anzupassen sowie die Vorgaben für die technische Einrichtung zu formulieren. Obwohl die Flexibilität des ACQ-Moduls Erweiterungen und Modifikationen der Konfiguration auch bei laufendem Betrieb zuläßt, sollte seine Einführung gründlich vorbereitet werden, damit die Möglichkeiten des ACQ-Moduls von Anfang an genutzt werden.

Mit der Einrichtung des ACQ-Moduls wird die Funktionalität der an einem Standort vorhandenen lokalen Katalogdatenbank um spezielle Funktionen für die Erwerbung erweitert, wie z. B. Bestellung, Eingangskontrolle, Rechnungsbearbeitung, Reklamation, Mittelverwaltung und Statistik für Einzelbestellungen, Fortsetzungs- und Zeitschriftenverwaltung.

 

Ansprechpartner in der GBV-Verbundzentrale:

(s. a. LBS-Ansprechpartner)

Service-Angebot der Verbundzentrale:

 

Gemäß dem zwischen den GBV-Teilnehmerländern getroffenen Verwaltungsabkommen (Anlage 3, Punkt 2) bzw. den Nutzungsbedingungen des  LBS-Service der VZG bieten wir Ihnen folgende Dienstleistungen an:

  • Präsentation des PICA-ACQ-Moduls anhand eines Mustersystems
  • Beratung zu allgemeinen und bibliotheksspezifischen Fragen der Einführung
  • Bereitstellung des notwendigen Dokumentationsmaterials zu PICA-ACQ
  • Technische Einrichtung (Implementierung) des ACQ-Moduls auf dem für ihre Bibliothek zuständigen lokalen Bibliothekssystem (LBS)
  • Schulung der Anwender in der Monographien- und Fortsetzungsakzession (eintägig) und der Zeitschriftenakzession (eintägig) mit PICA-ACQ
  • Angebot einer bibliothekarischen Hotline, (0551/39-3840) zu Fragen und Problemen im laufenden Betrieb, soweit diese nicht vom eigenen Systemverwalter gelöst werden können
  • regelmässige LBS-Versionspflege (i.d.R. halbjährl.)


Präsentation, Beratung und Schulung können in Ihrem Haus oder in der Verbundzentrale stattfinden.

Ablauf der ACQ-Implementierung

 

Folgende Aufgaben sind von Ihnen vor der Installation des PICA-ACQ für Ihre Bibliothek zu erledigen:

  • Kontaktaufnahme mit den o.g. Ansprechpartnern und Absprache des vorgesehenen Installationstermins
  • auf Wunsch Vereinbarung eines Termins für die Präsentation des ACQ-Moduls
  • Beschaffung der Dokumentationen via GBV-website (der Zugriff ist paßwortgeschützt; das Paßwort können Sie bei den o. a. Ansprechpartnern erfragen)
    • ACQ_A Anleitung für die Erwerbung (für LBS3/ACQ3) oder Anleitung für die Erwerbung mit LBS4
    • ACQ_I  -Handbuch Implementierung
    • ACQ_T - Anleitung zur Systemverwaltung (für LBS3/ACQ3), bzw.  Handbuch Systemverwaltung LBS4
    • SQR_MAN -  Anleitung zur Erstellung von Übersichten mit dem Structured Query Reportwriter (SQR)
  • Lektüre insbes. der Anleitung für die Erwerbung und des ACQ_I - Handbuch Implementierung
  • Die bibliotheksinterne Beratung folgender Punkte (ggf. mit Beratung durch die o. g. Ansprechpartner in der GBV-Verbundzentrale):

Parametrierung

Zur Anpassung des ACQ-Moduls an den Erwerbungsgeschäftsgang Ihrer Bibliothek (sog. Parametrierung) sind Vorgaben für die technische Implementierung festzulegen. Diese betreffen im Einzelnen:

 

ParameterErläuterungVerweis
Bestelltyp Typen und Arten der Erwerbung ACQ_I, Kap. 1.1.5 und Kap. 8
Bestellstadium Bearbeitungsstand einer Bestellung ACQ_I, Kap. 1.1.6 und Kap. 8
Budgetcode und Kostenart Elemente aus denen sich das Budget(Kostenstelle) zusammensetzt; Budgets bilden die Kostenstellenstruktur der Bibliothek ab und dienen der Mittelverwaltung ACQ_I, Kap. 1.1.1 / 1.1.3 und Kap. 8
Lieferanten -Code, -Typ, -Eigenschaft Den in einer Stammdatei zu erfassenden Lieferanten der Bibliothek können -z. T. wahlweise- für Zwecke des Belegdrucks und/oder der Statistik spezielle Attribute zugeordnet werden (z.B. Typ, Zahlungsmodalitäten, Korrespondenzsprache etc.). Zu überlegen ist ferner, wie Schenker, Tauschpartner, seltene Lieferanten im System geführt werden sollen ACQ_I, Kap. 1.1.2 und Kap. 8; ACQ_A, Kap. 8.2
Aufstellung Lieferadressen-Datensatz zur Steuerung des Adressdrucks; kann auch zur Bezeichnung von Teilbibliotheken und Sonderstandorten einer Hauptbibliothek genutzt werden ACQ_A, Kap. 8.4
Referenten Codes für Personen oder Einrichtungen, die für die Bewirtschaftung eines oder mehrerer Budgets autorisiert sind (z. B. Fachreferenten) ACQ_A, Kap. 8.3
Statistikcodes (Fach, Materialart, Publikationsart, Erscheinungsland) pro Lieferung können Daten für Zwecke der hausinternen- und der Deutschen Bibliotheksstatistik (DBS) erfasst werden. Wahlweise kann die Fachzuordnung stärker differenziert werden als von der DBS vorgesehen, z. B. durch Übernahme der hauseigenen Fachsystematik ACQ_I, Kap. 2.7 und ACQ_A, Kap. 10.3
Währungen Umrechnungskurse von Fremdwährungen zur Rechnungsbearbeitung ACQ_A, Kap. 8.6

Voreinstellungen

Neben den Geschäftsgangsparametern können eine Reihe weiterer Voreinstellungen, die sog. 'Systemparameter' definiert werden. Dabei handelt es bspw. um die Festlegung des üblichen Mehrwertsteuersatzes, der Basiswährung für die Budgetführung, der Anzahl möglicher Mahnstufen, der Vorbelegungen der Ja/Nein-Felder in einigen Bildschirm-Masken u.ä. Näheres dazu finden Sie im Handbuch ACQ_I, Kap. 1.3 u. 2.3.

Belegdruck

ACQ bietet die Möglichkeit, Belege für verschiedene Zwecke zu gestalten, automatisch zu erzeugen und auszudrucken, bspw. für Bestellung, Stornierung, Rücksendung, Mahnung, Inventarisierung, Laufzettel, etc. Eine Übersicht finden Sie im Handbuch ACQ_I, Kap. 2.4.
Format und Inhalt der Belege sind weitgehend frei gestaltbar. Für jede Belegart existiert ein Muster, welches von Ihnen übernommen oder modifiziert werden kann.
Zwei Arten des Ausdrucks sind zu unterscheiden: der sog. online-Druck und der sog. offline-Druck. Daneben können Bestellungen auch 'papierlos', d.h. elektronisch im sog. EDIFACT-Format versandt werden.
Mahnungen werden immer offline erzeugt, d. h. Ihr Systemverwalter startet regelmäßig ein Programm, dass die Datenbank nach Mahnfällen durchsucht, Mahnschreiben erzeugt und nach Lieferanten sortiert auf einem zentralen Drucker ausgibt. Hier besteht die Möglichkeit, mehrere Mahnungen auf eine DINA4-Seite zu drucken. Bestellungen, Rücksendungen und Stornierungen können ebenso wie die Mahnungen offline produziert werden aber auch online gedruckt werden, d.h. der betreffende Beleg kann -bspw. nach dem Anlegen der Bestellung- unmittelbar auf dem Arbeitsplatzdrucker ausgegeben werden. Pro Druckauftrag wird ein Blatt Papier verwendet. Diese Vorgehensweise ist nur für Bibliotheken mit geringem Bestellaufkommen geeignet.
Einige Belege wie bspw. Rücksendungen von Lieferungen, Inventarzettel, etc. können nur online erzeugt werden.
Vor Einführung des ACQ-Moduls sollte überlegt werden:

  • Welche Belege braucht die Bibliothek?
  • Welches Format soll der jeweilige Beleg haben und welche festen Texte und variablen Daten soll er enthalten?
  • Wie soll der Ausdruck erfolgen?
  • Wann und wie oft soll ein Ausdruck erfolgen?

 

Formulare zur Erfassung der für Ihre Bibliothek gültigen Vorgaben für die Einrichtung des ACQ-Moduls finden Sie im passwortgeschützten Bereich der GBV-Website.

 

Statistik

ACQ bietet die Möglichkeit, eine Reihe verschiedener Betriebsstatistiken sowie die Deutsche Bibliotheks-Statistik (DBS) automatisch zu erzeugen (vgl. SQR_MAN -  Anleitung zur Erstellung von Übersichten mit dem Structured Query Reportwriter SQR). Die Durchführung der Statistikläufe erfolgt offline und gehört zu den Aufgaben Ihres Systemverwalters. Mit ihm sollten Sie klären, welche statistischen Auswertungen wann erfolgen sollen.
Bei Fragen, die die Standardstatistik nicht beantwortet, kann geprüft werden, ob eine vorhandene Standardstatistik entsprechend modifiziert werden kann oder eine neue Abfrage zu formulieren ist.

Zugangsbuch

Im Statistikbildschirm des ACQ-Moduls kann/können eine (oder mehrere) Zugangsnummer(n) erfasst werden (vgl. ACQ_A, Kap. 4.1), die u.a. als Grundlage für die automatische Erstellung eines gedruckten Zugangsbuches dienen können (vgl. SQR-Manual, Kap. 4.2.1), wenn die Inventarisierung eines Werks in Pica-ACQ als (elektronischer) Zugangsnachweis als nicht ausreichend erachtet wird. Ferner kann bei jeder Inventarisierung ein Inventarisierungsbeleg ausgedruckt werden.
Bei der Erfassung der Zugangsnummer(n) ist darauf zu achten, daß diese in Form einer alfanumerischen Zeichenkette eingegeben wird, um eine korrekte Sortierung sicherzustellen (d. h. dass bspw. Lücken in der Numerierung mit führenden Nullen aufgefüllt werden müssen: nicht "1, 10, 100", sondern "001, 010, 100" usw.)

 

Technische Implementierung

  • Nach Abschluss der Vorbereitungs- und Planungsarbeiten werden die Ergebnisse und Vorgaben (Parameter, Layoutwünsche, etc.) an die Verbundzentrale übermittelt.
  • Die technische Implementierung des ACQ-Moduls gem. der definierten Generierungsparameter erfolgt durch die zuständigen Mitarbeiter der GBV-Verbundzentrale. Abhängig von der Komplexität der gewünschten Konfiguration, evtl. auftretenden Rückfragen und Änderungswünschen sowie dem sonstigem Arbeitsanfall dauert diese Phase i.d.R. zwischen einer und vier Wochen.
  • Danach erfolgt die Zulassung der Erwerbungsmitarbeiter/-innen zur Benutzung des ACQ und die Erteilung der Systembefugnisse durch die/den bibliothekarische(n) Systemverwalter/-in (siehe "ACQ_A - Anleitung für die Erwerbung, Kap. 9 "), d. h. es ist festzulegen, welche Mitarbeiter für die Benutzung des ACQ zugelassen werden und welche Befugnisse sie dabei erhalten sollen.

 

Erfassung der Stammdaten

Nach Einrichtung und Freigabe des ACQ-Moduls sind zunächst die sogenannten Stammdaten zu erfassen (siehe ACQ_A,  Anleitung für die Erwerbung):

  • Lieferanten
  • Budgets
  • Referenten
  • Lieferadressen
  • Währungen

Diese Arbeiten sollten vor Beginn der Schulung und des Produktionsbetriebs erledigt sein, da die Angaben zur Erfassung der ersten Bestellung bereits benötigt werden.

 

Schulung

Die Verbundzentrale bietet eine Schulung der verantwortlichen Erwerbungsmitarbeiter/-innen, bzw. der sog. Multiplikatoren in der praktischen Anwendung der Erwerbungskomponente vor Ort an. Üblicherweise wird die Schulung in der ACQ-Monographienakzession getrennt von der der ACQ-Zeitschriftenakzession durchgeführt (jeweils eintägig). Grundlage ist das "Anleitung für die Erwerbung" (s. o).

Nach Abschluss der Schulungen sollten umgehend Online-Produktionsbetrieb (Bestellkatalogisierung, Erwerbungsgeschäftsgang) und Offline-Produktion (Generierung von Bestellzetteln, Mahnschreiben und Statistiken, Pflege der Systemparameter, Datensicherung, Fehlerbeseitigung) aufgenommen werden. Letztere ist Aufgabe des technischen Systemverwalters der Bibliothek/des Lokalen Bibliothekssystems (LBS). Dieser erhält die für ihn notwendigen Instruktionen aus dem "Handbuch Systemverwaltung", der "ACQ_T - Anleitung zur Systemverwaltung" (für LBS3), bzw.  dem "Handbuch Systemverwaltung LBS4" sowie auf besonderen Informationsveranstaltungen der GBV-Verbundzentrale.

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