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Das Online-Fernleihsystem im GBV

Das Online-Fernleihsystem im GBV
(Erschienen im BIBLIOTHEKSDIENST Heft 2, 97)

Auf dem Weg zu einem leistungsfähigen Dokumentliefer-System

Uwe Rosemann und Irina Sens

Das Fernleihsystem (FLS) ist ein Modul im integrierten Bibliothekssystem PICA, es wurde ab Ende 1993 im Niedersächsischen Bibliotheksverbund erprobt und wird nunmehr von allen größeren Bibliotheken im GBV (Gemeinsamer Bibliotheksverbund der Bundesländer Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Thüringen) eingesetzt.

Auf der Basis der Verbunddatenbank der Verbundzentrale in Göttingen werden - ursprünglich von dem Fachpersonal der Bibliotheken - Bestellungen in das System gegeben, die über einen hochparametrisierten Algorithmus an eine besitzende Bibliothek online weitergereicht werden. Dabei können frei definierbare Leihverkehrskreise und -regionen ebenso Berücksichtigung finden wie eine individuell für jedes Bibliotheksprofil einstellbare Maximalzahl von Bestellungen auf Kopien und Bücher. Bestellungen, die nicht erledigt werden können, werden negativ quittiert und an die nächste besitzende Bibliothek weitergeleitet.

Bestellungen aus dem Online-Fernleihsystem sind qualifiziert, d.h. sie sind mit der Signatur der besitzenden Bibliothek versehen. Dieser betriebswirtschaftlich bedeutsame Umstand ist wesentliche Voraussetzung für die Effizienz des Systems: Fernleihe im GBV ist wesentlich schneller, als man allgemein vom Leihverkehr in Deutschland (zu Recht) annimmt. Durchschnittlich wird eine Bestellung in weniger als einer Woche erledigt.

Aktuell werden verschiedene regionale Kooperationen und Erweiterungen konzipiert: So wird es eine projektbasierte Zusammenarbeit des GBV mit den Niederlanden im Leihverkehr geben. Bestellungen, die nicht im Verbund erledigt werden können, werden weitergereicht; getestet wird hier insbesondere eine Clearinghouse-Funktion von Verbundzentralen auf internationaler Ebene. Weiterhin wird es eine Zusammenarbeit mit dem (PICA-)Bundesland Hessen und mit verschiedenen Max-Planck-Instituten geben.

Eine wesentliche Funktionserweiterung ist im Oktober 1996 in einzelnen GBV-Bibliotheken realisiert worden, die offiziell im neuen Jahr für alle Bibliothekskunden und -nutzer verbundweit angeboten wird: die elektronische Fernleihbestellung im Internet. Wohlbemerkt: hier ist die Rede von in Selbstbedienung initialisierten Bestellungen, die direkt ohne Überprüfung im Fernleihsystem erzeugt werden, nicht aber von Druckprogrammen für Rote Leihscheine.

Die im folgenden Text detailliert beschriebene Dienstleistungserweiterung ist einer von zwei wesentlichen Schritten in der Weiterentwicklung des Online-Fernleihsystems hin zu einem modernen Dokumentliefer-System.

Der zweite große qualitative Entwicklungssprung, die Lieferung an den Endnutzer, ist bereits in konkreter Vorbereitung und wird als entgeltpflichtiger Dienst im ersten Halbjahr 1997 angeboten werden. Elektronische Dokumente werden über WebDoc-Dienstleistungen in das Gesamtkonzept systemkonform miteingebunden, so daß sich der GBV als wohlgerüstet für die Anforderungen der näheren Zukunft erweisen wird. Doch zurück zur Online-Bestellkomponente:

Die GBV-Verbunddatenbanken

Zwei Datenbanken stehen dem Benutzer für seine Bestellungen als bibliographische Grundlage zur Verfügung.

  • Die Verbunddatenbank (FLS) enthält derzeit ca. 6,8 Mio. Titeldatensätze mit Besitznachweisen von Büchern, Zeitschriften, Dissertationen, Mikroformen und elektronischen Dokumenten.
  • Die Online-Contents-Datenbank (OLC) weist mehr als 5 Mio. Aufsatztitel (ab Erscheinungsjahr 1993 ff.) aus über 12.000 Zeitschriften aller Fachgebiete mit Schwerpunkt Human-/Biomedizin, Natur- und Ingenieurwissenschaften nach 1).
E s ist vorgesehen, die Bestellkomponente auf die IBZ (Internationale Bibliographie der Zeitschriftenliteratur) und andere Contents-Dienste auszudehnen.

Zugang und Recherche

Beide Datenbanken sind über WWW (http://www.gbv.de, Eintrag: Online-Datenbanken) und über Telnet (opencat@gbv.de, login: gbv) erreichbar. Der Zugriff zur Verbunddatenbank (FLS) ist für alle Interessenten weltweit kostenfrei (Gastkennung: 999, Paßwort: abc). Der Zugang zu OLC ist für Angehörige von GBV-Einrichtungen kostenfrei; auf Antrag können Nicht-GBV-Einrichtungen einen kostenpflichtigen Zugang erhalten.

Bestellung der Dokumente

Im Anschluß an die Recherche kann der Benutzer die Bestellung auf das Dokument durch Anklicken des Buttons "Bestell" (s. Abb. 1) sofort aufgeben.

Online Contents

[Vorheriger] [N&aumlchster] [Kurzliste] [Set sichern] [Suchen] [Bestand] [Suchgeschichte]
[Indexsuche] [andere Datenbanken] [Ende der Sitzung] [Bestell] [Inhalt]

Set: 6 | Satz: 23/76

Titel : Zugangskontrolle - Mehr Sicherheit durch Chipkarten In : Gateway : Magazin für Daten- und Telekommunikation. - ISSN 09366628, (6), 1996, p. 120-122

Dazu muß er sich über Eingabe einer Zugangsnummer und eines Paßwortes legitimieren. Zugangsnummer und Paßwort erhält er bei der Bibliothek, bei der er seine Dokumente abholen möchte, d.h. in der Regel bei seiner örtlichen Bibliothek. Die Zugangsnummern sind innerhalb des Fernleihsystems eindeutig, so daß in jedem Fall die Zuordnung zur richtigen Bibliothek gesichert ist.

Die bibliographischen Angaben werden im ISBD-Format in das Bestellformular übertragen (Abb. 2).

Online Contents

[Vollanzeige] [Neue Suche] [Ende der Sitzung]

Ihr Kontostand Fernleihe: VR 40.00 Gateway : Magazin f&uumlr Daten- und Telekommunikation. - Hannover : Heise, 19XX.ISSN 0936-6628 Bitte mindestens Jahr oder Band UND Verfasser, Titel oder Seiten eingeben. Jahr ---------: 1996 Band----------: Heft 6-------: Verfasser-----: Titel---------: Zugangskontrolle - Mehr Sicherheit durch Chipkarten Seiten--------: 120 - 122 Bemerkungen---: Zugangsnummer-: 0007684452 Passwort------: xxxxxx Eingabe bitte wiederholen Bitte loesen Sie Umlaute auf (ae, oe, ue, Ae, Oe, Ue, sz) Name----------: Max Muster --------------: Adresse-------: Dokumentstr. 1 PLZ/Ort-------: 11111/Fernleihe Email---------: muster@fernleihe.de Bestellung

Sofern Artikeldaten eingetragen werden müssen, überprüft das System, ob die Band- oder Jahresangaben mit dem Bestandsverlauf einer Zeitschrift übereinstimmen. Daneben müssen gewisse Pflichtfelder ausgefüllt werden, wie Titel und Verfasser oder die Angabe der Seiten. Die Bestellung wird sonst nicht angenommen. Außerdem sind die Adreßangaben des Benutzers erforderlich.

Beim Aufgeben der Bestellung wird vom System überprüft, ob das Dokument in der eigenen Bibliothek vorhanden ist. Der Benutzer enthält eine entsprechende Meldung. Darüber hinaus sind nur solche Dokumente bestellbar, die der Fernleihe zur Verfügung stehen; Bestellung auf Präsenzbestände werden beispielsweise nicht angenommen bzw. bei Festlegung des Leitweges werden diese Exemplare nicht berücksichtigt.

Für jede Bestellung wird vom System eine Bestellnummer generiert, die verbundweit eindeutig ist. Diese Bestellnummer ermöglicht es, jederzeit Auskunft über den Status einer Bestellung zu erhalten, d. h. ob sie bereits bearbeitet ist, wann die Literatur zugeschickt worden ist, bei welcher Bibliothek die Bestellung ist, ob sie in den überregionalen Leihverkehr weitergeleitet wurde.

Abrechnung

Mit der Bestellkomponente ist ein Inkasso-Verfahren verknüpft, so daß Gebühren für Fernleihen oder Entgelte für andere Dokumentlieferdienste verwaltet werden können. Für jeden Benutzer, der eine Bestellberechtigung erhält, wird gleichzeitig ein Fernleihkonto eingerichtet, auf dem ein positives Guthaben von Verrechnungseinheiten eingetragen sein muß. Sofern die Fernleihbestellungen kostenpflichtig sind,2) zahlt der Benutzer einen beliebigen Betrag an der Kasse seiner örtlichen Bibliothek ein, die in Form von Verrechnungseinheiten (VR) seinem Fernleihkonto gutgeschrieben werden. Pro Bestellung werden zwei Verrechnungseinheiten abgebucht. Vor und nach jeder Bestellung wird dem Benutzer sein Kontostand angezeigt. Das Fernleihkonto kann immer wieder aufgefüllt werden. In der Praxis sind die Zugangsnummern für die Bestellberechtigung und die Benutzerausweisnummer in der örtlichen Bibliothek identisch. Daneben können auch feste Bestellkontingente, z. B. für 1, 2, 5, 10 usw. Bestellungen, an den Benutzer ausgegeben werden. Diese Zugangsnummern werden, nachdem die entsprechende Anzahl von Bestellungen getätigt ist, ungültig.

Lieferung

Im Rahmen der Fernleihe erfolgt die Lieferung von Bibliothek zu Bibliothek: konventionell oder elektronisch. Mit der von der Research Libraries Group (RLG) entwickelten Ariel-Workstation ist auch die Weiterleitung an den Arbeitsplatz des Bestellers kein technisches Problem mehr und wird z.B. im Institutsdienst der SUB Göttingen erfolgreich durchgeführt. Der überwiegende Teil der bestellten Dokumente wird per Post oder Bücherauto geliefert. Eine entgeltpflichtige Endnutzerlieferung per Post, Fax oder elektronisch wird in nächster Zukunft angeboten.

Bearbeitung der Bestellungen in den Bibliotheken

Hat der Benutzer die Bestellung "abgeschickt", wird diese einer besitzenden Bibliothek zugewiesen. Der Leitwegbestimmung liegt ein Algorithmus zugrunde, der die Reihenfolge, in der die besitzenden Bibliotheken angegangen werden, festlegt. Berücksichtigt werden dabei u. a. die Leihverkehrsregion 3) (Regionalprinzip der LVO); weitere regionale Zusammenhänge können eingestellt werden (z. B. Berücksichtigung der Transportwege des Bücherautos).

Bearbeitung der Bestellungen in der gebenden Bibliothek

Die empfangenen Bestellungen werden ausgedruckt. Ein Signieren der Bestellungen entfällt. Der Bestellschein ist dreiteilig und enthält im oberen Drittel die Bestellnummer, die Adreßdaten des Bestellers und der nehmenden Bibliothek, im zweiten Drittel die Adresse der gebenden Bibliothek und im unteren Drittel die bibliographischen Angaben einschließlich der Signatur. Benutzer- und Bestellnummer werden zusätzlich als Barcode ausgegeben.

Positiv erledigte Bestellungen werden mit dem Bestellschein an die nehmende Bibliothek geschickt, rückgabepflichtige Literatur wird im lokalen System verbucht.

Bestellungen, die nicht bedient werden können, werden im Fernleihsystem negativ quittiert und automatisch an die nächste potentielle Lieferbibliothek weitergereicht. Da diese Daten im Fernleihsystem festgehalten werden, kann man jederzeit Auskunft über den Bearbeitungszustand erhalten.

Bearbeitung der Bestellung in der nehmenden Bibliothek

Eine konventionelle Verwaltung der aufgegebenen Bestellungen ist nicht mehr notwendig. Die Bestellungen sind im System jederzeit - auch auf ihren Bearbeitungszustand hin - abrufbar.

Trifft das Dokument mit dem Bestellschein in der Bibliothek ein, wird der Benutzer benachrichtigt, und die rückgabepflichtige Literatur wird im lokalen System auf dem Benutzerkonto verbucht. Der Bestellschein kann beim Rücksenden rückgabepflichtiger Literatur als Begleitschreiben verwendet werden.

Ist in der festgelegten Umlaufzeit (bis wann eine Lieferung erwünscht ist) in allen besitzenden Bibliotheken negativ quittiert worden, geht die Bestellung mit Angabe der Gründe für die Nichterledigung an die nehmende Bibliothek zurück. Diese Bestellungen werden dann in Form von Ergebnislisten ausgedruckt und dem Benutzer zugeschickt. Anhand dieser Informationen kann entschieden werden, ob die Bestellungen über den zuständigen Zentralkatalog in den überregionalen Leihverkehr weitergeleitet werden soll. Der Zentralkatalog druckt diese Bestellungen auf den üblichen roten Leihscheinen aus.

Fazit

Erklärtes Ziel ist die Abschaffung des Roten Leihscheins, nicht die Abschaffung des Leihverkehrs. Hierfür ist selbstverständlich eine Übergangszeit einzuplanen. Wird für einen Bestellwunsch kein Bestand im GBV nachgewiesen, wird dem Benutzer eine "freie Bestellung" angeboten, die unter Hinweis auf eine mögliche Verlängerung der Berarbeitungsdauer zu einem Ausdruck auf einem Leihschein und zu der Weiterleitung außerhalb des GBV führt. Hier bleibt für die Zukunft eine Schnittstelle des Verbundsystems der "Nicht-Pica-Länder" abzuwarten.

1) Aufsatzdatenbank von Swets & Zeitlinger, die durch die Inhaltsdaten von ca. 600 Zeitschriften der SUB Göttingen aus dem Bereich Nordamerika und Anglistik ergänzt wird.

2) An wissenschaftlichen Bibliotheken des Landes Niedersachsen werden pro Fernleihbestellung DM 2,-- erhoben.

3) Im GBV gibt es die Leihverkehrsregionen Niedersachsen, Norddeutschland, Sachsen-Anhalt, Thüringen.

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