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Verwaltungsabkommen vom 14.06.1996

Verwaltungsabkommen über die Errichtung eines Bibliotheksverbundes (1996)

Zwischen
der Freien Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senat,
dieser vertreten durch den Senator für Bildung, Wissenschaft, Kunst und Sport

der Freien und Hansestadt Hamburg, vertreten durch den Senat,

dem Land Mecklenburg-Vorpommern, vertreten durch den Ministerpräsidenten,
dieser vertreten durch das Kultusministerium,

dem Land Niedersachsen, vertreten durch den Niedersächsischen Ministerpräsidenten, dieser vertreten durch das Niedersächsische Ministerium für Wissenschaft und Kultur,

dem Land Sachsen-Anhalt, vertreten durch den Ministerpräsidenten,dieser vertreten durch das Kultusministerium,

dem Land Schleswig-Holstein vertreten durch die Ministerpräsidentin, diese vertreten durch die Ministerin für Wissenschaft, Forschung und Kultur
und

dem Freistaat Thüringen vertreten durch den Thüringer Ministerpräsidenten, dieser vertreten durch den Minister für Wissenschaft, Forschung und Kultur

wird folgendes Abkommen geschlossen:

§ 1

Gemeinsamer Bibliotheksverbund

1) Ziel des Abkommens zur Errichtung eines Gemeinsamen Bibliotheksverbundes (GBV) ist es, den Rahmen für die abgestimmte Bibliotheksautomation zu schaffen, ein gemeinsames Dienstleistungszentrum - die Verbundzentrale (VZ) - zu betreiben und die Vernetzung der Bibliotheken und sonstigen Einrichtungen untereinander und mit der VZ zu unterstützen.

(2) Der Beitritt weiterer Länder und Verbünde zum GBV ist möglich.

§ 2

Zusammenarbeit im Verbund und Aufgaben

1) Die Vertragspartner arbeiten bei der Automation der wissenschaftlichen Bibliotheken in staatlicher Trägerschaft zusammen. Sie können die Teilnahme weiterer Bibliotheken zulassen. Grundlage sind die zwischen Niedersachsen und der Stiftung "Pica-Centrum voor Bibliotheekautomatisering" am 7. Oktober 1991 und zwischen dem Norddeutschen Bibliotheksverbund und der Pica-Stiftung am 8. Juni 1995 geschlossenen Verträge über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Bibliotheksautomation und ihre Fortschreibungen (Anlagen 1 und 2). Änderungen dieser Verträge sind mit den übrigen am GBV beteiligten Vertragspartnern abzustimmen. Die Ablösung der beiden Verträge durch einen Vertrag des GBV mit der Pica-Stiftung ist vorgesehen.

(2) Der GBV hat die Aufgabe, mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung die Katalogisierung, den Nachweis und die Nutzung (Fernleihe) aller Bestände der beteiligten Bibliotheken zu ermöglichen, einen automatisierten Zentralkatalog verfügbar zu machen, den angeschlossenen Bibliotheken die in Anlage 3 aufgeführten Leistungen zur Verfügung zu stellen sowie neuartige Bibliotheks- und Informationsdienstleistungen zu entwickeln und anzuwenden.

(3) Die Zusammenarbeit mit anderen Verbünden wird angestrebt.

(4) Alle im GBV aktiv, d.h. an der Katalogisierung teilnehmenden Bibliotheken haben gleiche Rechte und Pflichten. Sie streben den vollständigen Nachweis ihrer Bestände in der Verbunddatenbank an. Die Bibliotheken halten bei der Eingabe ihrer Daten die im GBV jeweils geltenden Standards ein. Die Katalogisierung der Zeitschriften erfolgt in Kooperation mit der Zeitschriftendatenbank.

§ 3

Teilnehmer

1) Die Vertragspartner streben an, daß alle wissenschaftlichen Bibliotheken in staatlicher Trägerschaft in ihren Ländern am GBV teilnehmen. Bibliotheken in kommunaler und anderer Trägerschaft soll auf deren Antrag und unter Kostenübernahme die Teilnahme ermöglicht werden.

(2) Darüber hinaus können weitere Bibliotheken (z.B. Bibliotheken von Einrichtungen des Bundes, Kirchenbibliotheken, Bibliotheken von Kammern und Verbänden, Firmenbibliotheken) unter Kostenübernahme an den GBV angeschlossen werden.

(3) Es wird angestrebt, daß alle Bibliotheken mit wissenschaftlich oder für die Literaturversorgung relevanten Beständen auf dem Gebiet der Vertragspartner, insbesondere aber diejenigen, die an die Zentralkataloge melden, im GBV zusammenarbeiten.

(4) Die Liste der am GBV teilnehmenden Bibliotheken wird von der VZ geführt. Anlage 4 gibt den Stand bei Vertragsabschluß wieder. Das zuständige Ministerium bzw. die zuständige Behörde (im weiteren unter Ministerium eingeschlossen) des Landes entscheidet über die Teilnahme weiterer Bibliotheken in staatlicher Trägerschaft nach Anhörung der VZ und meldet die neuen Teilnehmer der Verbundleitung. Wünscht eine andere Bibliothek am GBV teilzunehmen, stellt ihr Träger den entsprechenden Antrag an die Verbundleitung. Diese entscheidet nach Anhörung der VZ über die Zulassung. Übernimmt das jeweilige Land die Kosten für eine Bibliothek in kommunaler oder anderer Trägerschaft, so teilt das zuständige Ministerium dies der VZ mit.

§ 4

Verbundzentrale

1) Zur Erfüllung der in §§ 1 und 2 genannten Aufgaben bedient sich der GBV einer VZ in Göttingen mit einem Nebenstandort in Hamburg. Die VZ ist eine hinsichtlich der fachlichen Aufsicht von der Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen unabhängige Einrichtung des Landes Niedersachsen.

(2) Es wird angestrebt, die VZ bis zum Jahr 2000 als eine von der Universität Göttingen unabhängige, selbständige Einrichtung zu bilden. Die Verbundleitung hat dafür rechtzeitig Vorschläge zu unterbreiten.

(3) Die VZ gewährleistet, daß die am GBV aktiv teilnehmenden Bibliotheken bezüglich der Standardleistungen gleichbehandelt werden. Leistungen außerhalb des Standardangebots stellt die VZ den Bibliotheken zur Verfügung, soweit diese bzw. ihre Träger sich an der Finanzierung beteiligen.

§ 5

Finanzierung und Leistungen der Verbundzentrale

1) Das Land Niedersachsen verpflichtet sich, die VZ für den GBV gegen anteilige Kostenübernahme durch die Vertragsparteien zu betreiben.

(2) Die Vertragsparteien stellen gemeinsam sicher, daß ausreichend Kapazität zur Verarbeitung, Speicherung, Ausgabe und Übertragung von Daten zur Verfügung steht, um eine angemessen schnelle Bearbeitung zu ermöglichen. In der Regel beträgt die Zugangszeit des Zentralsystems vierundzwanzig Stunden am Tag.

(3) Die VZ kann von Bibliotheken oder von den Vertragspartnern Aufträge (Sonderaufgaben) annehmen bzw. weiterführen, wenn die dadurch entstehenden Kosten von den Auftraggebern getragen und die Aufträge mit der Verbundleitung abgestimmt werden.

(4) Jeweils zum Jahresende legt die VZ den Vertragspartnern einen Wirtschaftsplan für das übernächste Jahr vor, der von der Verbundleitung zu verabschieden ist. Aus ihm gehen insbesondere die Beträge hervor, die für die Haushaltsanträge der Vertragspartner vorgeschlagen werden. Jeweils im ersten Quartal eines Jahres legt die VZ eine Abrechnung der Kosten der Verbundzentrale, einen Soll-/Ist-Vergleich und einen Jahresbericht über die Leistungen des GBV vor.

(5) Die Vertragsparteien sind sich darüber einig, daß die VZ nach Maßstäben der Wirtschaftlichkeit zu führen ist. Als Dienstleistungszentrale soll sie sich auch über eigene, entsprechend der Entgeltordnung erzielte Einnahmen mitfinanzieren.

§ 6

Lokale Systeme

1) Die aktiv am GBV teilnehmenden Bibliotheken richten lokale Systeme ein, die möglichst alle Funktionen der Bibliotheken unterstützen sollen.

(2) Auf Wunsch überläßt Niedersachsen den anderen Vertragspartnern das landeseigene bibliothekarische Datenbanksystem ALLEGRO zur Nutzung gemäß den für öffentliche Einrichtungen in Niedersachsen geltenden Konditionen.

(3) Als lokales System kann ein lokales Pica-System (z.Z. LBS3), ein ALLEGRO-System oder ein anderes Pica-kompatibles System verwendet werden. Die dabei verwendeten Schnittstellen sollen gültigen Standards entsprechen.

§ 7

Verbundorganisation

1) Alle Vertragspartner des GBV haben die gleichen Rechte und Pflichten, unbeschadet der Rechte und Pflichten des Landes Niedersachsen als Träger der VZ.

(2) Die Verbundleitung gibt der VZ eine Benutzungsordnung und eine Entgeltordnung, die der Genehmigung der zuständigen Ministerien der Vertragsparteien bedürfen.

(3) Die zuständigen Ministerien setzen eine Verbundleitung ein. Sie besteht je Land aus einer Vertreterin oder einem Vertreter des zuständigen Ministeriums und einer Vertreterin oder einem Vertreter der Bibliotheken. Die Auswahl und die Amtszeit der Bibliotheksrepräsentantin oder des Bibliotheksrepräsentanten regelt jedes Land in eigener Verantwortung. Den Vorsitz führt in rotierender Folge (Alphabet der teilnehmenden Länder) eine Vertreterin oder ein Vertreter der Ministerien, den stellvertretenden Vorsitz führt in rotierender Folge eine Bibliotheksvertreterin oder ein Bibliotheksvertreter. Die Rotationsperiode beträgt zwei Jahre. Die Verbundkonferenz nach Absatz 7 wählt aus ihrer Mitte drei Bibliotheksrepräsentantinnen oder Bibliotheksrepräsentanten aus, einen bzw. eine für die Sektionen I, II, III und VI, eine bzw. einen für die Sektion IV und eine bzw. einen für die Sektion V des Deutschen Bibliotheksverbandes. Weitere beratende Mitglieder sind die Sprecherin oder der Sprecher des Fachbeirats nach Abs. 6, die Direktorinnen oder Direktoren der VZ, die Direktorin oder der Direktor der Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen und eine Vertreterin oder ein Vertreter der Pica-Stiftung. Je Land wird eine Vertreterin oder ein Vertreter des zuständigen Personalrats zu den Sitzungen der Verbundleitung eingeladen.

(4) Der Verbundleitung obliegt die Entscheidung in grundsätzlichen Fragen des GBV (insbesondere Maßnahmen zur Sicherung der Funktionsfähigkeit des GBV, Festsetzung der Standardleistungen, der Benutzungsordnung und der Entgeltordnung, Beteiligung weiterer nicht in Trägerschaft eines Teilnehmerlandes befindlicher Bibliotheken, Beschluß über die Wirtschaftsplanung des GBV). Die Verbundleitung hat die Fachaufsicht über die VZ. Sie gibt sich eine Geschäftsordnung. Die Aufgaben des Sekretariats der Verbundleitung übernimmt die VZ. Unbeschadet des Haushaltsvorbehalts der Länder und personalvertretungsrechtlicher Beteiligungsverfahren werden die Entscheidungen der Verbundleitung in der Regel einvernehmlich, mindestens aber mit Zweidrittelmehrheit getroffen.

(5) Zwischen den Sitzungen nehmen im Auftrag der Verbundleitung die oder der Vorsitzende und ihre bzw. sein Stellvertreterin oder Stellvertreter die Fachaufsicht über die VZ wahr.

(6) Die Verbundleitung setzt einen Fachbeirat sowie ständige und zeitweilige Facharbeitsgruppen ein. Dem Fachbeirat gehören mindestens die Sprecherinnen oder Sprecher der Facharbeitsgruppen und die Leiterinnen oder Leiter von drei Verbundbibliotheken an. Zeitweilige Arbeitsgruppen können bei Bedarf auch auf Antrag der VZ eingesetzt werden. Fachbeirat und Facharbeitsgruppen begleiten die Arbeit des GBV, bereiten Weiterentwicklungen vor und entwerfen Konventionen für die einzelnen Arbeitsbereiche in Abstimmung mit der VZ. Die Konventionen werden von der Verbundleitung in Kraft gesetzt.

(7) Eine Verbundkonferenz, in der alle am GBV aktiv teilnehmenden Bibliotheken vertreten sind, tritt in der Regel einmal jährlich zusammen. Sie nimmt den Tätigkeitsbericht der VZ entgegen und ermöglicht den Informationsaustausch zwischen dem GBV insgesamt, den Leitungsgremien und der VZ. Sie wird von der bzw. dem Vorsitzenden der Verbundleitung einberufen.

§ 8

Kosten

1) Die Kosten des Routinebetriebs der VZ werden von allen Teilnehmerländern im Verhältnis der gemessenen Nutzung der VZ getragen. Auf der Grundlage von Meßzahlen des Vorjahres und des Wirtschaftsplans erstellt die VZ Kostenvoranschläge je Teilnehmerland. In dem Jahr, das auf das zu berechnende Jahr folgt, werden die zu viel oder zu wenig gezahlten Beiträge mit den laufenden Beiträgen verrechnet. Wenn Bibliotheken als neue Partner dem GBV beitreten, ist eine angemessene Abschlagszahlung zu leisten, die von der Verbundleitung festgelegt wird. Die Abschlagszahlung wird nach Vorliegen der gemessenen Nutzungswerte im Folgejahr verrechnet. Bei einer Erweiterung des GBV werden die Kostenanteile der Vertragspartner angepaßt.

(2) Der Nutzungsgrad wird je Bibliothek maschinell erhoben und sodann für die Bibliotheken, für die über ein Teilnehmerland abzurechnen ist, je Teilnehmerland summiert. Diese Bibliotheken sind in der Liste gemäß § 3 Abs. 4 der am GBV teilnehmenden Bibliotheken zu kennzeichnen. Der Nutzungsgrad wird nach einem Schlüssel bestimmt, der in einem Protokoll zu diesem Abkommen festgehalten ist. Er wird jährlich durch die Verbundleitung überprüft und gegebenenfalls für die Folgejahre geändert. Von jedem Teilnehmerland sind mindestens zwei Drittel des für das vorletzte Jahr ermittelten Betrages zu zahlen (Mindestbetrag).

(3) Andere Bibliotheken bzw. deren Träger und sonstige zugelassene Nutzer erhalten Rechnungen entsprechend der Entgeltordnung.

§ 9

Kostenberechnung und -verteilung

( 1) Die örtlich anfallenden Kosten für die Datenfernübertragung sowie für die örtlich benötigte Hard- und Software gehen nicht in die Kosten der VZ ein.

(2) Die Vertragspartner erstatten dem Land Niedersachsen die bei jeder Einrichtung und für den laufenden Betrieb eines lokalen Systems an die Pica-Stiftung zu zahlenden Beträge. Die Höhe der Beträge wird in Anlage 5 bestimmt. Sie werden gemäß Artikel 5 Nr. 8 des Vertrages zwischen der Pica-Stiftung und dem Land Niedersachsen vom 7. Oktober 1991 und seinen Fortschreibungen (s. Anlage 1) angepaßt.

(3) An den Kosten der Weiterentwicklung der Software über die originäre Entwicklung der Software durch Pica hinaus beteiligen sich die Vertragspartner nach Abstimmung in der Verbundleitung.

(4) Alle Zahlungen nach §§ 8 und 9 sind aufgrund einer von der VZ auszustellenden Rechnung vierteljährlich im voraus zu entrichten. Für das erste Quartal erfolgt die Zahlung bis zum 31. Januar.

§ 10

Nutzungs- und Eigentumsrechte

1) Die in die Verbunddatenbank eingebrachten Daten unterliegen der Entgeltordnung und der Benutzungsordnung der VZ. Mit der Eingabe der Daten durch die Bibliotheken erhält die VZ die Befugnis, auch Dritten die Nutzung der Daten zu nicht-kommerziellen Zwecken einzuräumen; die separate Abgabe der Daten einzelner Bibliotheken durch die VZ bedarf der Zustimmung der betroffenen Bibliotheken. Bei der Weitergabe zu kommerziellen Zwecken stehen den Vertragspartnern Anteile des erzielten Erlöses im Verhältnis der Anteile der abgegebenen Daten zu.

(2) Die auf den eigenen Bestand bezogenen und aus dem GBV stammenden Datensätze, die in den lokalen Datenbanken gespeichert sind, können von den besitzenden Bibliotheken auch Dritten zur Nutzung bereitgestellt werden, soweit dem nicht andere Rechtsverpflichtungen entgegenstehen. Rechtsverpflichtungen der Vertragspartner oder des GBV hinsichtlich der von Dritten übernommenen Daten haben für die teilnehmenden Bibliotheken Gültigkeit. Hierzu rechnen insbesondere die in den Verträgen mit der Pica-Stiftung (Anlagen 1 und 2) getroffenen Vereinbarungen.

§ 11

Datensicherung

Zur zusätzlichen Datensicherung wird jedes Jahr ein maschinenlesbarer Abzug aller Verbunddaten an einem von der VZ entfernten Ort (vorzugsweise bei einer Verbundbibliothek) hinterlegt. Dort ist er für die Dauer von zwei Jahren aufzubewahren.

§ 12

Gültigkeit

( 1) Dieses Abkommen gilt für unbestimmte Zeit, mindestens aber für die Dauer von vier Jahren vom Zeitpunkt seines Inkrafttretens. Die Kündigung durch einen Vertragspartner muß gegenüber allen anderen Vertragspartnern mit einer Mindestfrist von zwei Jahren zum Jahresende schriftlich erklärt werden.

(2) Im Falle der Kündigung durch einen Vertragspartner gilt das Abkommen zwischen den übrigen Vertragsparteien fort.

(3) Dieses Abkommen kann jederzeit durch eine von allen am GBV beteiligten Vertragspartnern gemeinsam geschlossene Vereinbarung abgelöst werden. In einem solchen Fall sind die Belange des Personals der VZ zu beachten.

(4) Die VZ wird im Fall einer Kündigung oder sonstigen Beendigung des Abkommens alle zentral gespeicherten Daten der Bibliotheken der ausscheidenden Vertragspartei in einer zur maschinellen Verarbeitung geeigneten Form zur Verfügung stellen.

(5) Im Falle einer Beendigung dieses Abkommens werden die Vertragspartner gegeneinander keine Eigentums-, Urheber- oder sonstigen Rechte an den gespeicherten oder in anderer Form überlassenen Verbund- oder Lokaldaten geltend machen.

§ 13

Übergangsbestimmungen

( 1) Die VZ entsteht durch Vereinigung der bestehenden Verbundzentralen (Bibliotheksrechenzentrum für Niedersachsen und Verbundzentrale des Norddeutschen Bibliotheksverbundes). Die Leiter der beiden bisherigen Verbundzentralen bilden gemeinsam die Direktion der VZ.

(2) Die derzeitige Organisation und die Stellenausstattung der VZ ergeben sich aus Anlage 6.

(3) Die Kostenübersicht der VZ für das Jahr 1996 liegt als Anlage 7 vor. Bis Ende 1995 wird die VZ eine Kostenübersicht für 1997 vorlegen. Ein Wirtschaftsplan im Sinne von § 5 Abs. 4 wird erstmalig für das Jahr 1998 zum Jahresende 1996 vorbereitet werden.

(4) Die Kosten des am Nebenstandort der VZ in Hamburg eingesetzten Personals werden einschließlich Zukunftsleistungen auf den Beitrag Hamburgs angerechnet. Die VZ erstattet Hamburg Arbeitsplatzkosten in der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg. Die vorhandenen Arbeitsmittel der beiden bisherigen Verbundzentralen gehen in den Besitz der neuen VZ über.

(5) Bis zum Abschluß eines Vertrages des GBV mit der Pica-Stiftung (§ 2 Abs. 1) und unbeschadet von § 8 Abs. 1 werden die Länder ihre für die Lizenz des Pica-Zentralsystems zu leistenden Zahlungen einerseits nach den von Niedersachsen mit Sachsen-Anhalt und Thüringen vereinbarten Sätzen, andererseits nach dem zwischen Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern und Schleswig-Holstein geltenden Verteilungsschlüssel erbringen.

§ 14

Schlußbestimmungen

Dieses Verwaltungsabkommen tritt mit dem Datum der zuletzt erfolgten Unterzeichnung durch einen der Vertragspartner in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt treten die folgenden Verwaltungsabkommen außer Kraft:

  • das Verwaltungsabkommen über die Errichtung eines Norddeutschen Bibliotheksverbundes vom 21. November 1991 und die infolgedessen entstandenen Gremien: Leitungsgremium, Nutzerbeirat, Arbeitsgruppen und die Verbundkonferenz,
  • das Verwaltungsabkommen vom 14. September 1992 über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Bibliotheksautomation, insbesondere über die Beteiligung der staatlichen wissenschaftlichen Bibliotheken des Landes Sachsen-Anhalt an dem vom Land Niedersachsen betriebenen Bibliotheksverbundsystem, zwischen dem Land Niedersachsen und dem Land Sachsen-Anhalt,
  • das Verwaltungsabkommen vom 22. September 1994 über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Bibliotheksautomation, insbesondere über die Beteiligung der staatlichen wissenschaftlichen Bibliotheken des Freistaates Thüringen am Bibliotheksverbund Niedersachsen/Sachsen-Anhalt, zwischen dem Land Niedersachsen und dem Freistaat Thüringen,
  • die Übergangsvereinbarung vom 1. März 1995 für die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Bibliotheksautomation bis zum Inkrafttreten einer Vereinbarung über die Einrichtung eines gemeinsamen Verbundes zwischen der Freien und Hansestadt Hamburg und dem Land Niedersachsen.
  • 14.06.1996

 

 

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